Tietosuojaseloste – jäsenrekisteri
Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Laatimispäivämäärä 15.5.2018. Viimeisin muutos 22.5.2018.
1. Rekisterinpitäjä
Polyteknikkojen kalastusseura (POKA)
PL 69
02151 Espoo
pokah(at)list.ayy.fi
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Rahastonhoitaja Eelis Junnila
eelis.junnila@aalto.fi
3. Rekisterin nimi
Polyteknikkojen kalastusseuran jäsenrekisteri.
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
rekisterinpitäjän oikeutettu etu.
rekisterinpitäjän oikeutettu etu.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) 11§ vaatima jäsenrekisterin
ylläpito, sekä kerhon jäsenten yhteystietojen ylläpito.
ylläpito, sekä kerhon jäsenten yhteystietojen ylläpito.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:
o Täydellinen nimi
o Kotipaikkakunta
o Vuosikurssi
o Sähköpostiosoite
o Sähköpostilistoihin kuuluminen
o Puhelinnumero Whatsapp-ryhmään liittymistä varten (vapaaehtoinen)
Rekisterissä ei säilytetä kerhoon kuulumattomien henkilöiden tietoja, vaan nämä poistetaan,
mikäli jäsenyys puretaan.
mikäli jäsenyys puretaan.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan kerhoon liittyviltä ja jo liittyneiltä jäseniltä www-
lomakkeilla sekä kirjallisesti tapahtumissa.
lomakkeilla sekä kirjallisesti tapahtumissa.
7. Tietojen luovuttaminen ja siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta muille tahoille. Tietoja ei luovuteta, eikä säilytetä Euroopan Unionin tai
Euroopan talousalueen ulkopuolella.
Euroopan talousalueen ulkopuolella.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään vain sähköisessä muodossa
luotettavassa ja EU:n tietosuojalainsäädäntöä noudattaen seuran tietokoneella. Rekisterin salaus
toteutetaan POKA:n omilla salausavaimilla. Tiedot eivät ole luettavissa muiden kuin POKA:n
vastuuhenkilöiden toimesta.
luotettavassa ja EU:n tietosuojalainsäädäntöä noudattaen seuran tietokoneella. Rekisterin salaus
toteutetaan POKA:n omilla salausavaimilla. Tiedot eivät ole luettavissa muiden kuin POKA:n
vastuuhenkilöiden toimesta.
Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Tietojen tarkastus- ja oikaisuoikeus
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia
mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö
haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää rekisterinpitäjälle
kirjallisesti tai sähköpostitse pokah(at)list.ayy.fi. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää
todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa
säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Oikeus poistaa tiedot
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan hänen tietonsa rekisterinpitäjän
jäsenrekisteristä. Pyyntö tulee lähettää rekisterinpitäjälle kirjallisesti tai sähköpostitse
pokah(at)list.ayy.fi.
Oikeus siirtää tiedot toiseen järjestelmään
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää siirtämään hänen tietonsa toiseen järjestelmään
yleisesti käytössä olevassa siirtomuodossa. Tämä oikeus koskee vain rekisteröidyn itsensä
toimittamia tietoja. Tietojen siirtopyyntö tulee tehdä rekisterinpitäjälle kirjallisesti tai
sähköpostitse pokah(at)list.ayy.fi.
Kielto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia
tietoja suoramainontaan, tai muuhun suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja
markkinatutkimukseen ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen
tai sähköpostitse pokah(at)list.ayy.fi
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valvontaviranomaisille valitus tavasta, jolla käsittelemme
rekisteröidyn henkilötietoja. Valitus voidaan tehdä toimivaltaisen viranomaisen ohjeistamalla
tavalla suoraan toimivaltaiselle viranomaiselle. Tämä on Suomessa tietosuojavaltuutettu.
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia
mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö
haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää rekisterinpitäjälle
kirjallisesti tai sähköpostitse pokah(at)list.ayy.fi. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää
todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa
säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Oikeus poistaa tiedot
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan hänen tietonsa rekisterinpitäjän
jäsenrekisteristä. Pyyntö tulee lähettää rekisterinpitäjälle kirjallisesti tai sähköpostitse
pokah(at)list.ayy.fi.
Oikeus siirtää tiedot toiseen järjestelmään
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää siirtämään hänen tietonsa toiseen järjestelmään
yleisesti käytössä olevassa siirtomuodossa. Tämä oikeus koskee vain rekisteröidyn itsensä
toimittamia tietoja. Tietojen siirtopyyntö tulee tehdä rekisterinpitäjälle kirjallisesti tai
sähköpostitse pokah(at)list.ayy.fi.
Kielto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia
tietoja suoramainontaan, tai muuhun suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja
markkinatutkimukseen ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen
tai sähköpostitse pokah(at)list.ayy.fi
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valvontaviranomaisille valitus tavasta, jolla käsittelemme
rekisteröidyn henkilötietoja. Valitus voidaan tehdä toimivaltaisen viranomaisen ohjeistamalla
tavalla suoraan toimivaltaiselle viranomaiselle. Tämä on Suomessa tietosuojavaltuutettu.
10. Rekisterin tietojen säilytysaika
Rekisterissä säilytetään vain niiden henkilöiden tietoja, jotka ovat POKA:n jäseniä. Kerhosta
eronneiden tai erotettujen henkilöiden tiedot poistetaan rekisteristä kohtuullisen ajan kuluessa
viimeistään kuukauden päästä eroamis- tai erottamispäätöksestä.
eronneiden tai erotettujen henkilöiden tiedot poistetaan rekisteristä kohtuullisen ajan kuluessa
viimeistään kuukauden päästä eroamis- tai erottamispäätöksestä.
Erikoistilanteessa rekisteröidyn tietoja voidaan pitää rekisterissä myös pidempään. Tällöin
pidentämisen syy ilmoitetaan rekisteröidylle.
pidentämisen syy ilmoitetaan rekisteröidylle.
